Mục đích của một mô hình tổ chức là gì? Là một người lãnh đạo doanh nghiệp, bạn có cần nó không? Khi công ty của bạn trở nên lớn hơn, mô hình tổ chức có thể hữu ích cho nhân viên mới khi họ bắt đầu làm quen với cách vận hành các bộ phận tại công ty của bạn.
Sau đó, nếu bạn cần thay đổi hoặc di chuyển quyền lãnh đạo của mình, bạn có thể tưởng tượng ra cách để các luồng công việc vẫn tiếp tục hoạt động mà không bị gián đoạn bằng cách điều chỉnh các biểu đồ cấu trúc tổ chức.
Nói một cách dễ hiểu, mô hình tổ chức giống như một bản đồ giải thích đơn giản cách công ty của bạn hoạt động và các vai trò trong công ty.
4 yếu tố cơ bản của một mô hình tổ chức
- Chuỗi lệnh (Chain of Command): là cách thức tổ chức công việc và phân công nhiệm vụ trong một tổ chức doanh nghiệp, mô tả quy trình thông qua đó các quyết định và yêu cầu được truyền đạt từ cấp lãnh đạo cao nhất xuống các cấp lãnh đạo thấp hơn và các nhân viên thực hiện công việc.
- Phân bổ bộ phận: tập hợp các đội nhóm theo các vai trò và trách nhiệm có liên quan đến nhau, cho phép bạn hiểu được cách mà mỗi bộ phận kết nối với nhau.
- Phạm vi quản lý: là số lượng nhân viên hoặc bộ phận được quản lý trực tiếp bởi một quản lý hoặc người đứng đầu bộ phận. Nó cho biết quản lý có bao nhiêu nhân viên hoặc bộ phận phải giám sát và quản lý trực tiếp
- Sự tập trung: mô tả nơi mà quyết định cuối cùng được đưa ra. Nó mô tả mức độ quyết định được tập trung ở đâu trong tổ chức. Trong một hệ thống tập trung, quyết định cuối cùng được đưa ra bởi một hoặc một số ít cá nhân hoặc bộ phận đặc biệt trong tổ chức. Trong khi đó, trong một hệ thống phi tập trung, quyết định cuối cùng được đưa ra bởi các bộ phận hoặc cá nhân được liên quan đến vấn đề đó
7 loại mô hình tổ chức doanh nghiệp
Tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức từng doanh nghiệp sẽ khác nhau. Mỗi loại đều có ưu điểm và nhược điểm. Tuy nhiên, một lợi ích chung khi thiết lập được cơ cấu tổ chức rõ ràng là giúp nhân viên hiểu vai trò của họ trong công ty, cho phép họ quản lý các phần việc và mục tiêu hiệu quả.
Mô hình tổ chức theo chức năng
Một trong những loại mô hình tổ chức phổ biến nhất là mô hình chức năng, phân chia một tổ chức dựa trên các chức năng công việc chung.
Ví dụ, một tổ chức có cấu trúc chức năng sẽ tổ chức tất cả các nhân viên marketing trong một bộ phận, tất cả nhân viên bán hàng trong một bộ phận khác và tất cả các nhân viên dịch vụ khách hàng trong một bộ phận thứ ba.
Cấu trúc chức năng cho phép nhân viên có mức độ chuyên môn hóa cao và dễ dàng mở rộng khi tổ chức phát triển. Ngoài ra, cấu trúc này về bản chất là máy móc – điều này có thể gây cản trở đến sự phát triển của nhân viên – tuy nhiên việc đưa nhân viên vào các bộ phận dựa trên kỹ năng vẫn có thể cho phép họ khám phá sâu hơn lĩnh vực của mình và tìm ra những điều họ giỏi.
- Nhược điểm: có khả năng tạo ra rào cản giữa các đội nhóm, bộ phận khác nhau – và nó có thể không hiệu quả nếu tổ chức có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu khác nhau. Những rào cản được tạo ra giữa các bộ phận cũng có thể giới hạn kiến thức và giao tiếp của nhân viên với các bộ phận khác, đặc biệt là những bộ phận phụ thuộc vào những bộ phận khác để có thể hoàn thành công việc.
- Ưu điểm: tăng cường hiệu quả làm việc, đem lại sự ổn định và gia tăng trách nhiệm. Nó cho phép các bộ phận – với nhân viên chia sẻ các kỹ năng và kiến thức tương tự – tập trung vào các nhiệm vụ chuyên môn của họ trong các lĩnh vực tương ứng. Bởi vì các vai trò và trách nhiệm của mô hình tổ chức này hiếm khi thay đổi, nhân viên bộ phận có thể liên tục làm việc trên các nhiệm vụ tương tự và hoàn thiện kỹ năng của mình. Mô hình này cũng được vận hành thông qua việc quản lý. Nó cung cấp cho nhân viên một chuỗi lệnh. Giúp duy trì giao tiếp và giữ cho toàn đội phải chịu trách nhiệm với công việc.
Mô hình dựa trên sản phẩm/thị trường
Bao gồm nhiều cơ cấu chức năng nhỏ hơn (nghĩa là mỗi bộ phận trong cơ cấu bộ phận có thể có nhóm marketing riêng, nhóm bán hàng riêng, …). Trong trường hợp này, mỗi bộ phận trong tổ chức được giao cho phụ trách riêng một dòng sản phẩm cụ thể.
Loại cấu trúc này lý tưởng cho các tổ chức có nhiều sản phẩm và có thể giúp rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm. Điều này cho phép các doanh nghiệp nhỏ tiếp cận thị trường với các sản phẩm mới một cách nhanh chóng.
- Nhược điểm: có thể khó mở rộng quy mô và tổ chức có thể kết thúc với các nguồn lực trùng lặp khi các bộ phận khác nhau cố gắng phát triển các dịch vụ mới.
- Ưu điểm: nếu một bộ phận hoạt động kém, điều này sẽ không tự động diễn ra trên phạm vi toàn tổ chức. Do sự tách biệt giữa các bộ phận, từng bộ phận có thể phát triển (hoặc thất bại) đồng thời, giúp các công ty giảm thiểu rủi ro.
Mô hình phân chia theo địa lý
Sự phân chia của cấu trúc địa lý có thể bao gồm các lãnh thổ, khu vực hoặc quận. Loại cấu trúc này phù hợp nhất với các tổ chức cần ở gần nguồn cung cấp và/hoặc khách hàng (Ví dụ: để giao hàng hoặc hỗ trợ tại chỗ). Nó cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý đưa ra quyết định từ các quan điểm đa dạng hơn.
- Nhược điểm: việc ra quyết định có thể trở nên phi tập trung hóa dễ dàng, vì các bộ phận theo địa lý (có thể cách xa trụ sở công ty) thường có rất nhiều quyền tự chủ. Và khi bạn có nhiều bộ phận tiếp thị – một bộ phận cho mỗi khu vực – bạn sẽ gặp rủi ro khi tạo các chiến dịch cạnh tranh với (và làm suy yếu) các bộ phận khác trên các kênh kỹ thuật số của mình.
- Thuận lợi: cho phép các công ty có lợi thế phục vụ cho một khách hàng cụ thể. Dựa trên sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa và phong tục mà người ta có thể tìm thấy trên khắp thế giới, các công ty không nhất thiết phải tổ chức các hoạt động giống nhau tại các địa điểm khác nhau. Nó không chỉ cho phép các tổ chức điều chỉnh cách tiếp cận của họ dựa trên địa lý mà còn cho phép bộ phận phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với bất kỳ thay đổi thị trường địa lý nào.
Mô hình dựa trên quy trình
Cơ cấu tổ chức dựa trên quy trình được thiết kế từ đầu đến cuối của các quy trình khác nhau, chẳng hạn như “Nghiên cứu & Phát triển”, “Thu hút khách hàng” và “Thực hiện đơn hàng”. Không giống như cấu trúc chức năng nghiêm ngặt, cấu trúc dựa trên quy trình không chỉ xem xét các hoạt động nhân viên thực hiện mà còn xem xét cách các hoạt động tương tác với nhau.
Để hiểu đầy đủ sơ đồ bên dưới, bạn cần nhìn nó từ trái sang phải: Quá trình thu hút khách hàng không thể bắt đầu cho đến khi bạn có một sản phẩm được phát triển đầy đủ để bán. Tương tự như vậy, quá trình thực hiện đơn đặt hàng không thể bắt đầu cho đến khi đã có được khách hàng và có các đơn đặt hàng sản phẩm cần thực hiện.
Mô hình tổ chức dựa trên quy trình là một mô hình lý tưởng để cải thiện tốc độ và hiệu quả của một doanh nghiệp, phù hợp nhất cho những doanh nghiệp làm việc trong các ngành thay đổi nhanh chóng vì nó có thể dễ dàng thích ứng.
- Nhược điểm: tương tự như một số cấu trúc khác trong danh sách này, cấu trúc dựa trên quy trình có thể dựng lên các rào cản giữa các nhóm quy trình khác nhau. Điều này dẫn đến các vấn đề trong giao tiếp và bàn giao công việc cho các nhóm và nhân viên khác.
- Thuận lợi: như đã đề cập, một trong những lợi ích quan trọng nhất của cấu trúc dựa trên quy trình là nó làm tăng hiệu quả và tốc độ. Bộ phận B không thể bắt đầu các quy trình của mình cho đến khi Bộ phận A kết thúc, điều này buộc Bộ phận A phải làm việc nhanh chóng và thành thạo. Mô hình tổ chức này cũng thúc đẩy làm việc theo nhóm trong nội bộ (trong bộ phận) và liên bộ phận (trên nhiều bộ phận).
Mô hình ma trận
Trong mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Ma trận, các mối quan hệ báo cáo được thiết lập dưới dạng lưới hoặc ma trận, thay vì theo hệ thống phân cấp truyền thống. Đây là một kiểu quản lý tổ chức trong đó những người có kỹ năng tương tự được tập hợp lại để thực hiện các nhiệm vụ công việc, dẫn đến việc phải báo cáo cho nhiều người quản lý (đôi khi được gọi là báo cáo đường liền và đường chấm, tham chiếu đến các biểu đồ tổ chức kinh doanh truyền thống).
Khi xem sơ đồ tổ chức có cấu trúc ma trận, các đường liền nét thể hiện các mối quan hệ mạnh mẽ, báo cáo trực tiếp, trong khi các đường chấm biểu thị rằng mối quan hệ đó là thứ yếu hoặc không mạnh bằng.
- Nhược điểm: sự phức tạp. Nhân viên càng phải trải qua nhiều lớp phê duyệt, họ càng bối rối hơn về người mà họ phải trả lời. Sự nhầm lẫn này cuối cùng có thể đặt ra câu hỏi, về việc ai có thẩm quyền đối với những quyết định và sản phẩm nào – và ai chịu trách nhiệm về những quyết định đó khi có sự cố xảy ra.
- Thuận lợi: thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp. Dòng giao tiếp cởi mở này cho phép các doanh nghiệp chia sẻ tài nguyên và cho phép nhân viên phát triển các kỹ năng mới khi làm việc với các bộ phận khác nhau.
Mô hình phẳng
Đây là kiểu mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hầu hết được các công ty nhỏ và các công ty mới thành lập áp dụng trong giai đoạn đầu. Hầu như không thể sử dụng mô hình này cho các công ty lớn hơn với nhiều dự án và nhân viên.
Điều quan trọng nhất của cơ cấu này là nhiều cấp quản lý cấp trung bị loại bỏ. Điều này cho phép nhân viên đưa ra quyết định nhanh chóng và độc lập. Do đó, một lực lượng lao động được đào tạo tốt có thể làm việc năng suất hơn bằng cách trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định.
- Nhược điểm: nếu có lúc các nhóm không đồng ý với nhau về điều gì đó, chẳng hạn như một dự án, thì rất khó để thống nhất và quay trở lại đúng hướng nếu không có quyết định điều hành từ người lãnh đạo hoặc người quản lý. Do thiết kế của cấu trúc phức tạp nên có thể khó xác định người quản lý nào mà nhân viên nên đến gặp nếu họ cần sự chấp thuận hoặc quyết định điều hành cho một việc gì đó. Vì vậy, nếu bạn chọn mô hình tổ chức phẳng, bạn nên có một cấp bậc quản lý hoặc lộ trình được đánh dấu rõ ràng.
- Thuận lợi: việc loại bỏ các nhân viên quản lý cấp trung giúp làm giảm chi phí của công ty. Ngoài ra, cho phép nhân viên xây dựng mối quan hệ trực tiếp với quản lý cấp trên. Và cuối cùng là rút ngắn quá trình ra quyết định.
Mô hình mạng
Mô hình mạng thường được tạo khi một công ty làm việc với một công ty khác để chia sẻ tài nguyên – hoặc nếu công ty của bạn có nhiều địa điểm với các chức năng và lãnh đạo khác nhau. Bạn cũng có thể sử dụng cấu trúc này để giải thích quy trình công việc của công ty nếu phần lớn nhân sự hoặc dịch vụ của bạn được thuê ngoài.
Cấu trúc trông gần giống như Cấu trúc bộ phận. Tuy nhiên, thay vì văn phòng, nó có thể liệt kê các dịch vụ thuê ngoài hoặc các địa điểm vệ tinh bên ngoài văn phòng.
Nếu công ty của bạn không làm mọi thứ tại một trụ sở chính, thì đây là một cách tuyệt vời để cho nhân viên hoặc các bên liên quan thấy cách hoạt động của việc thuê ngoài các quy trình bên ngoài.
Ví dụ: nếu một nhân viên cần trợ giúp từ nhà phát triển web cho một dự án viết blog và các nhà phát triển web của công ty được thuê ngoài, họ có thể xem loại biểu đồ này và biết văn phòng nào hoặc người nào cần liên hệ bên ngoài địa điểm làm việc của họ.
- Nhược điểm: hình dạng của biểu đồ có thể thay đổi dựa trên số lượng công ty hoặc địa điểm mà bạn đang làm việc. Nếu nó không đơn giản và rõ ràng, có thể có nhiều nhầm lẫn nếu nhiều văn phòng hoặc dịch giả tự do làm những việc tương tự. Nếu bạn thuê ngoài hoặc có nhiều địa điểm văn phòng, hãy đảm bảo rằng sơ đồ tổ chức của bạn nêu rõ vị trí của từng vai trò và chức năng công việc cụ thể để mọi người có thể dễ dàng hiểu được các quy trình cơ bản của công ty bạn.
- Thuận lợi: cung cấp cho các công ty những lợi thế về chi phí thấp hơn, tập trung hơn và tăng tính linh hoạt. Cho phép các tổ chức tiết kiệm tiền vì họ không phải chịu chi phí thành lập một bộ phận cho cùng một mục đích. Nó cũng mang lại cho các công ty sự linh hoạt để thay đổi quy trình và khả năng tập trung vào các chức năng cốt lõi của họ.
